Wynajem hali trzeba opłacić pierwszego, koszulki zamówić przed turniejem, a połowa składu pamięta o składce dopiero wtedy, gdy napiszesz na grupie po raz trzeci. Do tego skład się zmienia — ktoś odchodzi w listopadzie, ktoś dochodzi w marcu — a Ty masz z tego wszystkiego zrobić rozliczenie, którego nikt nie podważy.

Ten przewodnik układa to w system, który po ustawieniu zajmuje kilka minut miesięcznie.

Przed sezonem
Liczysz koszty stałe, ustalasz okres rozliczeniowy i zakładasz grupę. Drużyna dołącza kodem QR na treningu.
Start każdego okresu
Zakładasz jedną zbiórkę na cały kwartał albo rundę. Przypomnienia idą same.
Na bieżąco
Potwierdzasz wpłaty, płacisz za halę i wrzucasz paragony. Drużyna widzi saldo bez pytania.
Koniec sezonu
Zamykasz zbiórki, pokazujesz pełne rozliczenie i decydujecie, co z nadwyżką.

Zanim zaczniesz: Składka nie przyjmuje ani nie przelewa pieniędzy. Zawodnicy przelewają Ci je tak jak dotąd, a aplikacja pilnuje, kto ile dał i na co poszło. Nie ma prowizji ani pośrednika — jest za to historia, dzięki której Twoje prywatne konto przestaje być czarną skrzynką.

Zbieraj rzadziej, niż podpowiada instynkt

Pierwszy odruch każdego skarbnika drużyny to składka miesięczna, bo hala jest opłacana co miesiąc. To najgorszy możliwy wybór i warto wiedzieć dlaczego, zanim ustawisz cokolwiek w aplikacji.

Składka miesięczna to dwanaście terminów w roku, dwanaście rund przypominania i dwanaście okazji, żeby ktoś wypadł z rytmu. Składka kwartalna albo za rundę to trzy do czterech takich momentów przy identycznej kwocie rocznej. Dla zawodnika różnica jest niewielka, dla Ciebie — cztery razy mniej pracy.

Trzy warianty, które mają sens:

Za rundę (dwa razy w roku, jesień i wiosna) — najprostszy, jeśli gracie w lidze z wyraźnym podziałem sezonu.
Kwartalnie — dobry kompromis, gdy kwota za rundę byłaby zbyt dużym jednorazowym wydatkiem.
Za cały sezon z góry — działa w małych, stabilnych składach i daje Ci płynność od pierwszego dnia.

Musisz to wiedzieć, zanim zaplanujesz rok: Składka nie ma jeszcze zbiórek cyklicznych. Każdy okres to osobna zbiórka, którą zakładasz ręcznie — przy kwartalnej to cztery minuty pracy rocznie, przy miesięcznej dwanaście razy tyle. To kolejny, całkiem praktyczny powód, żeby nie zbierać co miesiąc.

Policz kwotę od kosztów, nie od tego, co wydaje się „w porządku". Zsumuj koszty stałe okresu — wynajem hali, ubezpieczenie, opłaty związkowe, sprzęt eksploatacyjny — dodaj 10–15% zapasu na rzeczy, których nie przewidziałeś, i podziel przez liczbę zawodników. Licz przy ostrożnej liczbie osób: jeśli na treningi chodzi regularnie szesnaście osób, licz na czternaście.

Załóż grupę i wpisz numer konta

Wejdź na skladka.app i załóż konto — e-mailem albo przez Google.
Przy rejestracji e-mailem kliknij link z wiadomości potwierdzającej, inaczej nie wygenerujesz zaproszenia dla drużyny.
Kliknij Nowa grupa i wpisz nazwę klubu — „UKS Iskra", nie „drużyna".
Wejdź w grupę, otwórz Ustawienia i wpisz numer konta albo numer telefonu do BLIKa. Zawodnicy zobaczą go nad każdą zbiórką i przestaną pytać na grupie. Do numeru konta dopisz odbiorcę przelewu, czyli imię i nazwisko właściciela rachunku — bez tego pola ustawienia się nie zapiszą, a przy koncie klubowym to i tak nie jest oczywiste.

Wgraj herb albo logo klubu jako obrazek grupy. Przy drużynie, w której część zawodników gra jeszcze gdzie indziej, to praktyczna rzecz: zaproszenie od Twojego nazwiska może nie mówić nikomu nic, herb rozstrzyga od razu.

Wciągnij drużynę kodem QR na treningu

Spisywanie adresów e-mail od szesnastu osób w szatni to strata wieczoru. Da się to zrobić w dwie minuty.

Wejdź w Osoby i kliknij Generuj link zaproszeniowy.
Kliknij obok Pokaż kod QR i wyświetl go na telefonie.
Puść telefon po szatni — każdy skanuje kod, zakłada konto i dołącza sam.
Nieobecnym wyślij ten sam link na grupowego WhatsAppa przyciskiem Kopiuj link.

Kto nie chce zakładać konta, tego dopisujesz sam: Dodaj osobę i samo imię i nazwisko, bez adresu. Taka osoba trafia na listę z dopiskiem „Bez konta", liczy się w zbiórkach normalnie, tylko jej wpłaty odhaczasz ręcznie.

Dołączenie kodem QR wymaga potwierdzonego adresu e-mail — kto zakłada konto hasłem, musi najpierw kliknąć link z maila powitalnego. Powiedz to na głos przy skanowaniu, to jedno zdanie oszczędza kilka wiadomości później.

W drużynach juniorskich dodaj przy każdym zawodniku etykietę z kontaktem do rodzica — „kontakt: mama Kacpra". Etykiety widzisz tylko Ty, a przy rozmowie o zaległej składce oszczędzają szukania po grupach.

Podziel klub na sekcje, jeśli masz więcej niż jedną

Seniorzy i juniorzy prawie zawsze płacą inne stawki, często trenują w innych godzinach i mają inne koszty. Nie zakładaj dla nich osobnych grup — stracisz wspólne saldo klubu i będziesz prowadzić dwie kasy zamiast jednej.

W zakładce Osoby kliknij Kategorie i utwórz po jednej na sekcję — „Seniorzy", „Juniorzy", „Rekreacja".
Przypisz zawodników do kategorii. Możesz to zrobić od razu przy dodawaniu osoby.
Zakładając zbiórkę, wybierasz, kogo dotyczy: całej grupy czy jednej kategorii. Zbiórka dla kategorii obejmuje wyłącznie osoby z niej — reszta klubu jej nie zobaczy i nie dostanie o niej powiadomienia.

Jedna grupa, dwie sekcje. Saldo jest wspólne, a składki naliczane osobno.

Kategorie są opcjonalne. Jeśli masz jeden skład płacący jedną stawkę, pomiń ten etap — lista bez kategorii jest prostsza i w niczym Cię nie ogranicza.

Załóż składkę na cały okres

Wejdź w Zbiórki i kliknij Nowa zbiórka.
Nazwij ją tak, żeby po roku wciąż było wiadomo, o co chodzi: „Składki — wiosna 2026 (marzec–maj)". Sama „Składka" w historii dwunastu pozycji nie mówi nic.
Podaj kwotę za okres i wybierz kategorię, jeśli sekcje płacą różne stawki.
Ustaw termin — najlepiej kilka dni przed tym, kiedy sam musisz zapłacić za halę. Aplikacja sama przypomni tym, którzy nie wpłacili: tydzień przed terminem, w dniu terminu i trzy dni po nim.
Jeśli ktoś ma ulgę — bo jest kontuzjowany, bo to drugie dziecko z rodziny, bo dołączył w połowie okresu — zaznacz „Różne kwoty dla poszczególnych osób" i wpisz mu jego kwotę. Puste pole oznacza kwotę podstawową.

Składka kwartalna dla jednej sekcji. Bartek ma ulgę — stąd własna kwota.

Zawodnicy nie widzą, kto zapłacił, a kto nie. Widzą licznik, zebraną kwotę i swój własny status. Pełną listę masz tylko Ty — i to jest dokładnie ten mechanizm, dzięki któremu zaległość nie staje się tematem w szatni.

Potwierdzaj wpłaty i pilnuj zaległości

Zawodnik po przelewie klika Zadeklaruj wykonaną wpłatę.
Ty sprawdzasz konto i klikasz Potwierdź. Kwota wchodzi wtedy do salda klubu — sama deklaracja niczego nie dodaje, więc kasa nigdy nie pokazuje pieniędzy, których nie masz.
Gotówkę wziętą po treningu potwierdzasz od razu, bez czekania na deklarację.
Pomyłka? W menu ⋯ przy tej wpłacie wybierz Cofnij potwierdzenie — saldo poprawi się samo.

Zaległości w drużynie mają inną dynamikę niż w klasie — ludzie widują się co tydzień, więc nie ma potrzeby pisać na grupę. Automatyczne przypomnienie już poszło, a rozmowa po treningu załatwia resztę. Jeśli ktoś naprawdę nie jest w stanie zapłacić, wybierz przy nim w menu ⋯ opcję Nie składa się: zniknie z licznika i z kwoty do zebrania, przypomnienia przestaną do niego chodzić, a poza Tobą nikt się o tym nie dowie.

Dorzucaj zbiórki doraźne obok składki

Turniej, komplet koszulek, wyjazd, wpisowe do ligi — każda taka rzecz to osobna zbiórka, nigdy dopisek do składki okresowej.

Powód jest praktyczny: na turniej jedzie dziesięć osób z szesnastu. Zakładasz zbiórkę „Wpisowe — turniej w Płocku", klikasz Zmień obok pozycji „Składa się" i odznaczasz tych, którzy nie jadą. Kwota przeliczy się natychmiast, a odznaczeni nie dostaną ani powiadomienia, ani przypomnień.

Przy okazji zyskujesz coś, co docenisz na koniec sezonu: w historii widać osobno, ile kosztowała hala, a ile wyjazdy. To pierwsze pytanie, jakie pada, gdy ktoś proponuje podniesienie składki.

Płać za halę i pokazuj każdy wydatek

To jest część, która decyduje o tym, czy drużyna Ci ufa.

Otwórz Historia operacji i dodawaj wypłatę za każdym razem, gdy coś płacisz z kasy klubu.
Wpisz tytuł zrozumiały dla zawodnika („Hala — marzec", „Wpisowe — turniej w Płocku"), kwotę i datę.
Dołącz zdjęcie faktury albo potwierdzenia przelewu. Przy hali robisz to raz w miesiącu i zajmuje to kilkanaście sekund.
Saldo przelicza się samo: potwierdzone wpłaty minus wydatki. Widzi je cała drużyna, bez pytania Ciebie.

Historia operacji klubu. Każdy zawodnik widzi ją w całości, razem z fakturami za halę.

Regularne faktury za halę wrzucane na bieżąco załatwiają problem, z którym mierzy się każdy skarbnik amatorskiego klubu: nikt nigdy nie pyta „a gdzie idą te pieniądze?", bo odpowiedź jest widoczna zanim ktokolwiek zdąży zapytać.

Ogarnij rotację składu

W amatorskiej drużynie skład zmienia się w trakcie sezonu i to jest jedyna rzecz, która potrafi rozjechać rozliczenie.

Ktoś dołącza w trakcie. Dodaj go do grupy — trafi automatycznie do wszystkich trwających zbiórek, z kwotą podstawową. Jeśli dochodzi w połowie okresu, ustaw mu przez Zmień kwotę w menu ⋯ proporcjonalną część. W grupie z kategoriami wystarczy przypisać go do sekcji: do trwających zbiórek tej kategorii wejdzie sam.

Ktoś odchodzi. Usuń go z grupy krzyżykiem przy nazwisku. Jego rozliczone wpłaty zostają w historii — bez nich saldo przestałoby się zgadzać — a znikają tylko te jeszcze nieopłacone w trwających zbiórkach, co od razu obniża kwotę do zebrania.

Ktoś pauzuje z powodu kontuzji. Nie usuwaj go z drużyny. W menu ⋯ przy jego wpłacie wybierz Nie składa się na czas przerwy, a gdy wróci — Przywróć do zbiórki w tym samym menu. Zostaje w grupie, widzi saldo i wraca do składek bez żadnych ceregieli.

Zamknij sezon i rozlicz się z drużyną

Zamknij wszystkie zbiórki przyciskiem Zamknij zbiórkę. Nic nie ginie — zamknięta zbiórka zostaje w historii z kompletem wpłat.
Wprowadź ostatnie faktury, żeby saldo pokazywało prawdę.
Otwórz Historia operacji. Ta lista jest Twoim rozliczeniem — zawodnicy widzą ją sami, nie musisz nic wysyłać ani zestawiać. Jeśli zarząd klubu chce rozliczenie w pliku, kliknij Pobierz do Excela.
Zdecydujcie wspólnie, co z nadwyżką: przenieść na kolejny sezon (zostaw ją po prostu w saldzie), kupić sprzęt albo obniżyć pierwszą składkę nowego okresu.

Grupy nie usuwaj. Drużyna gra dalej, a Ty we wrześniu tylko dopisujesz nowych, usuwasz tych, którzy odeszli, i zakładasz pierwszą zbiórkę nowego sezonu. Historia poprzedniego zostaje i jest najlepszym argumentem w rozmowie o wysokości składki na kolejny rok.

Gdy coś pójdzie nie tak

Zawodnik płaci nieregularnie, po kawałku. Najpierw przez Zmień kwotę w menu ⋯ ustaw tyle, ile faktycznie wpłacił, dopiero potem potwierdź, a resztę potraktuj jak zaległość w kolejnym okresie. Nie potwierdzaj całości „na zaś" — do salda mają wchodzić tylko pieniądze, które naprawdę masz.

Ktoś zapłacił za kolegę. Ustaw płacącemu podwójną kwotę przez Zmień kwotę w menu ⋯ i potwierdź, a koledze wybierz w tym samym menu Nie składa się. Saldo się zgadza, a w historii widać, kto faktycznie przelał pieniądze.

Zapłaciłem za halę z własnych pieniędzy, bo w kasie brakowało. Dodaj w historii operacji wpłatę z tytułem „Zwrot za halę — pożyczka od skarbnika", a gdy kasa się odbuduje, dodaj wypłatę z tym samym opisem. Dzięki temu nikt — łącznie z Tobą za pół roku — nie będzie się zastanawiał, skąd wzięła się ta kwota.

Chcę oddać prowadzenie kasy. W zakładce Osoby mianuj skarbnikiem inną osobę, a potem sam opuść grupę albo zostań w niej jako zwykły zawodnik. Cała historia zostaje nienaruszona. Jeśli jesteś jedynym skarbnikiem, mianuj następcę, zanim zrobisz cokolwiek innego.

Opis każdego przycisku znajdziesz w instrukcji obsługi, a szerzej o prowadzeniu klubowych finansów pisaliśmy w tekście o składkach członkowskich w klubie sportowym.