Ktoś napisał na grupie „może byśmy się spotkali po dwudziestu latach?", wszyscy przyklasnęli, a potem zapadła cisza. Ty jesteś tą osobą, która jako jedyna nie odpisała „świetny pomysł" i teraz musi zarezerwować salę.

Ta zbiórka rządzi się zupełnie innymi prawami niż klasowa. Nie masz do nikogo adresu e-mail, ludzie są rozsypani po kraju, połowa zadeklaruje przyjazd i nie przyjedzie, a lokal chce zadatek trzy miesiące wcześniej. Poniżej sposób, który to ogarnia.

3–4 miesiące przed
Ustalasz orientacyjny koszt i zakładasz grupę. Wrzucasz link na grupę na Facebooku — ludzie dołączają sami.
2–3 miesiące przed
Pierwsza zbiórka: zadatek. Kto wpłacił, ten jedzie — i na tej podstawie rezerwujesz salę.
2–3 tygodnie przed
Znasz już dokładną liczbę osób i koszty. Druga zbiórka: dopłata do pełnej kwoty.
Po zjeździe
Wrzucasz paragony, pokazujesz rozliczenie, oddajesz nadwyżkę i zamykasz grupę.

Jedna rzecz, którą warto powiedzieć od razu: Składka nie przyjmuje ani nie przelewa pieniędzy. Ludzie przelewają Ci je normalnie, na Twoje konto albo BLIKiem, a aplikacja pilnuje, kto ile dał i na co poszło. Bez prowizji, bez pośrednika — i bez sytuacji, w której Twoje prywatne konto staje się czarną skrzynką, do której nikt nie ma wglądu.

Policz koszt na osobę, zanim cokolwiek ogłosisz

Największy błąd przy zjazdach to ogłoszenie „zrzucamy się po 150 zł" wyliczone na oko. Potem okazuje się, że brakuje, a proszenie ludzi o dopłatę drugi raz jest dużo trudniejsze niż ustalenie sensownej kwoty za pierwszym razem.

Zadzwoń najpierw do lokalu i spisz cztery liczby: wynajem sali, koszt cateringu od osoby, zadatek i termin jego wpłaty, do kiedy można odwołać. Do tego dołóż rzeczy, o których wszyscy zapominają: kwiaty albo prezent dla wychowawcy, wydruk zdjęć, muzyka, dekoracje.

Potem podziel koszty na dwie grupy, bo to one wyznaczą Ci dwie zbiórki:

Koszty stałe — sala, DJ, dekoracje. Nie zmieniają się, czy przyjdzie trzydzieści osób, czy pięćdziesiąt.
Koszty od osoby — jedzenie, napoje. Rosną z każdym uczestnikiem.

Licz przy pesymistycznej frekwencji. Jeśli na grupie chęć zgłosiło czterdzieści osób, licz koszty stałe na trzydzieści — na zjazdach po latach odpada zwykle jedna czwarta deklarujących. Lepiej oddać nadwyżkę niż dopłacać z własnej kieszeni.

Załóż grupę i wpisz numer konta

Wejdź na skladka.app i załóż konto — e-mailem albo przez Google.
Rejestrujesz się e-mailem? Kliknij link z wiadomości potwierdzającej. Bez tego nie wygenerujesz zaproszenia dla reszty.
Kliknij Nowa grupa i nazwij ją tak, żeby ktoś rozpoznał ją po dwudziestu latach — „Zjazd IV LO — rocznik 2006", nie „Zjazd".
Wejdź w grupę, otwórz Ustawienia i wpisz numer konta albo numer telefonu do BLIKa. Każdy uczestnik zobaczy go nad zbiórką. Przy numerze konta uzupełnij odbiorcę przelewu — imię i nazwisko właściciela rachunku; inaczej ustawienia się nie zapiszą, a po dwudziestu latach nie każdy skojarzy, czyje to konto.

Dodaj też obrazek grupy — wystarczy zdjęcie klasowe ze studniówki albo budynku szkoły. Przy zjeździe to nie jest ozdobnik: ludzie dostają zaproszenie od nazwiska, którego mogą nie kojarzyć, a zdjęcie rozstrzyga w sekundę, że to faktycznie ich rocznik.

Wrzuć zaproszenie tam, gdzie rocznik już jest

Tu jest cała różnica między zjazdem a składką klasową. Nie masz listy adresów i nie zdobędziesz jej — ale nie musisz.

W grupie wejdź w Osoby i kliknij Generuj link zaproszeniowy.
Kliknij Kopiuj link i wklej go tam, gdzie rocznik już się zebrał — na grupę na Facebooku, do wątku na Messengerze, na WhatsAppa.
Każdy, kto w niego kliknie, zakłada konto i dołącza sam. Ty nie zbierasz od nikogo adresu e-mail.
Ten sam link możesz wkleić ponownie za tydzień dla spóźnialskich — działa tak długo, aż go nie dezaktywujesz krzyżykiem.

Lista rośnie sama, w miarę jak ludzie klikają w link z Facebooka.

Dołączenie linkiem wymaga potwierdzonego adresu e-mail. Kto zakłada konto hasłem, musi najpierw kliknąć link z maila powitalnego. Napisz o tym jednym zdaniem w poście z zaproszeniem — inaczej dostaniesz pięć wiadomości „nie wchodzi mi".

Dopisz tych, którzy nie wejdą do żadnej aplikacji

Na każdym roczniku jest ktoś, kto nie ma Facebooka, nie zakłada kont i w ogóle dowiedział się o zjeździe od kolegi. Nie walcz z tym.

W zakładce Osoby kliknij Dodaj osobę i wpisz samo imię i nazwisko, bez adresu e-mail. Taka osoba pojawi się na liście z dopiskiem „Bez konta", wejdzie do sumy zbiórki i do rozliczenia dokładnie tak samo jak wszyscy — tylko jej wpłatę odhaczasz ręcznie, kiedy dostaniesz przelew albo gotówkę.

Dodaj przy niej etykietę, na przykład „kontakt przez Rafała". Widzisz ją tylko Ty, a za dwa miesiące nie będziesz pamiętać, kto miał jej przypomnieć.

Połącz pary w gospodarstwa

Na zjazd ludzie przychodzą z żonami, mężami i partnerami. Jeśli oboje są z Waszego rocznika albo jeśli po prostu płacą jednym przelewem, powiedz o tym aplikacji.

W zakładce Osoby kliknij Utwórz gospodarstwo domowe i zaznacz osoby, które składają się razem. Od tej chwili to jedna wpłata, którą może zadeklarować dowolna z nich, a widzą ją obie.

Zrób to przed założeniem pierwszej zbiórki. Gospodarstwo obejmuje tylko zbiórki utworzone po jego powstaniu — w już trwających zostaną dwie osobne wpłaty i trzeba je poprawiać ręcznie.

Jeśli ktoś przyjeżdża z osobą towarzyszącą spoza rocznika, masz dwie drogi. Albo dopisujesz tę osobę do grupy jak każdą inną, albo — prościej — zostawiasz jedno nazwisko i w zbiórce ustawiasz mu podwójną kwotę przez Zmień kwotę w menu ⋯ przy jego wpłacie. Druga droga jest wygodniejsza, bo osoba towarzysząca zwykle nie chce żadnego konta ani powiadomień.

Zbiórka pierwsza: zadatek, który jest zarazem zapisem

To jest sedno całej organizacji zjazdu. Zadatek nie służy tylko do opłacenia sali — służy do oddzielenia tych, którzy naprawdę przyjadą, od tych, którzy kliknęli „wezmę udział" na Facebooku.

Wejdź w Zbiórki i kliknij Nowa zbiórka.
Nazwij ją wprost: „Zadatek na salę". Nie „Wpłata I".
Ustaw kwotę pokrywającą koszty stałe podzielone przez pesymistyczną liczbę osób — zwykle wychodzi 80–150 zł.
Ustaw termin, i to wcześniejszy niż termin lokalu. Daj sobie tydzień zapasu. Aplikacja sama przypomni tym, którzy jeszcze nie wpłacili — tydzień przed terminem, w dniu terminu i trzy dni po nim — bez Twojego udziału i bez niezręcznego posta na grupie.

Ogłaszając zbiórkę, napisz jedno zdanie, które oszczędzi Ci później wszystkich sporów: zadatek jest bezzwrotny, bo salę rezerwujemy na podstawie wpłat. Ludzie to rozumieją, jeśli usłyszą o tym od razu, a nie dopiero przy rezygnacji.

Zbiórka na zadatek. Karolina płaci za dwoje — stąd własna kwota przy jej pozycji.

Uczestnicy nie widzą, kto wpłacił, a kto nie. Widzą licznik („18 z 30"), zebraną kwotę i swój własny status. Pełną listę z nazwiskami masz tylko Ty — więc nikt nie jest publicznie wskazany palcem za to, że jeszcze się nie zdecydował.

Rezerwuj salę na podstawie listy, nie deklaracji

Gdy minie termin zadatku, wejdź w zbiórkę i policz osoby z potwierdzoną wpłatą. To jest Twoja prawdziwa lista gości — jedyna liczba, na której możesz oprzeć rezerwację.

Kto nie wpłacił, dostał już automatyczne przypomnienie. Napisz do takich osób prywatnie, a nie na grupę, i podaj konkretną datę: „rezerwuję salę w piątek, potrzebuję wiedzieć do czwartku". Jeśli ktoś odpada, wybierz przy nim w menu ⋯ opcję Nie składa się — zniknie z licznika i z kwoty do zebrania, a przypomnienia przestaną do niego chodzić.

Zapłać zadatek i od razu dodaj wydatek: otwórz Historia operacji, dodaj wypłatę „Sala — zadatek" i dołącz potwierdzenie przelewu. Od tej chwili każdy uczestnik widzi, że pieniądze poszły tam, gdzie miały pójść.

Zbiórka druga: dopłata do pełnych kosztów

Trzy tygodnie przed zjazdem wiesz już wszystko — ile osób, jakie menu, jaki koszt. Czas na dopłatę.

Policz brakującą kwotę: całkowity koszt minus to, co już masz w saldzie grupy. Podziel przez liczbę potwierdzonych uczestników.
Załóż drugą zbiórkę — „Dopłata do zjazdu" — z terminem na tydzień przed samym spotkaniem.
Jeśli ktoś dołączył dopiero teraz i nie płacił zadatku, ustaw mu przez Zmień kwotę w menu ⋯ pełną sumę zamiast samej dopłaty.
Osobom, które przychodzą w parze, ustaw kwotę podwójną — w ten sam sposób.

Dwie zbiórki zamiast jednej dużej to nie komplikacja, tylko zabezpieczenie. Gdybyś zebrał całość z góry, a zjazd trzeba było przełożyć, oddawałbyś wszystkim wszystko. Przy podziale na zadatek i dopłatę ryzykujesz tylko tym, co faktycznie już wydałeś.

Zapłać, zbierz paragony i rozlicz się po wszystkim

Zjazd się odbył, zostały pieniądze i wspomnienia. Zostało też najważniejsze dwadzieścia minut.

Za każdy wydatek dodaj wypłatę w Historia operacji — „Catering", „Sala — dopłata końcowa", „Kwiaty dla wychowawcy" — z datą i kwotą.
Dołącz zdjęcie paragonu albo faktury do każdej pozycji. Rób je telefonem na miejscu, nie po tygodniu.
Saldo przeliczy się samo: potwierdzone wpłaty minus wydatki. To, co zostało, jest nadwyżką.
Napisz na grupie jedno zdanie z linkiem do grupy i kwotą, która została. Historia operacji jest widoczna dla wszystkich uczestników, więc nie musisz robić żadnego zestawienia — ono już istnieje.

Rozliczenie po zjeździe. Każdy uczestnik widzi tę listę razem z paragonami.

Co zrobić z nadwyżką? Trzy rozsądne opcje: podzielić i oddać (dodaj wtedy wypłatę „Zwrot nadwyżki"), przeznaczyć na wspólny cel — zwykle prezent dla wychowawcy albo wydruk zdjęć — albo zostawić jako zaczątek kasy na kolejny zjazd. Ostatnie ma sens tylko wtedy, gdy od razu ustalicie termin następnego spotkania. Inaczej po roku nikt nie będzie pamiętał, czyje to pieniądze.

Zamknij grupę, ale nie od razu

Po rozliczeniu kliknij Zamknij zbiórkę przy obu zbiórkach. Grupę zostaw otwartą jeszcze przez miesiąc — ktoś zapyta o rozliczenie, ktoś inny będzie chciał zobaczyć, ile kosztował catering, bo sam organizuje podobne spotkanie.

Dopiero potem, w Ustawienia, użyj Usuń grupę. Grupa trafia do archiwum: nie da się w niej nic zmienić, ale wszyscy uczestnicy widzą pełną historię wpłat i wydatków jeszcze przez 12 miesięcy. Po tym czasie dane znikają automatycznie, więc przed usunięciem kliknij Pobierz do Excela w Historia operacji. Plik z listą wpłat i wydatków zostanie u Ciebie na kolejny zjazd.

Jeśli umawiacie się na kolejny zjazd za pięć lat — nie usuwaj niczego i po prostu zostaw grupę. Za pięć lat dopiszesz nowe osoby i założysz nową zbiórkę, a stare rozliczenie będzie najlepszym argumentem, że warto Ci zaufać po raz drugi.

Gdy coś pójdzie nie tak

Ktoś wpłacił zadatek i odwołuje przyjazd. Jeśli zapowiedziałeś, że zadatek jest bezzwrotny, trzymaj się tego — z tych pieniędzy zapłaciłeś już salę. Jeśli chcesz oddać, dodaj w Historia operacji wypłatę „Zwrot zadatku — nazwisko". Potwierdzenia w zbiórce nie cofaj: zadatek naprawdę wpłynął, a zwrot to osobny ruch pieniędzy — cofnięte potwierdzenie obok wypłaty odjęłoby tę kwotę od salda drugi raz.

Przyjechało więcej osób, niż wpłaciło. Klasyka zjazdów: ktoś przyprowadza kolegę z równoległej klasy. Dopisz go do grupy, załóż mu wpłatę w zbiórce dopłatowej i potwierdź, gdy odda pieniądze na miejscu. Gotówkę zaksięgujesz tak samo jak przelew.

Lokal podniósł cenę po rezerwacji. Nie dokładaj z własnej kieszeni po cichu — to najprostsza droga do żalu. Otwórz zbiórkę dopłatową przyciskiem Otwórz ponownie, podnieś kwotę i kliknij Edytuj. Powiadomienie o nowej kwocie dostaną tylko te osoby, których zmiana faktycznie dotyczy — kto już wpłacił, zostaje przy swojej kwocie.

Nie chcę być jedyną osobą z dostępem do kasy. Słusznie. W zakładce Osoby mianuj skarbnikiem drugą osobę z rocznika. Będziecie mieć identyczne uprawnienia, a Ty przestaniesz być jedynym, kto cokolwiek widzi i za wszystko odpowiada.

Opis każdego przycisku znajdziesz w instrukcji obsługi. Jeśli zbiórka dopiero się rozkręca, przyda Ci się też tekst o tym, jak przypominać o wpłatach bez niezręczności — przy roczniku sprzed dwudziestu lat to umiejętność ważniejsza niż jakiekolwiek narzędzie.