Rada rodziców — jak prowadzić składki z kilku klas

Rada rodziców zbiera pieniądze inaczej niż skarbnik klasowy i to jest źródło większości problemów z ewidencją.

Na zebraniach klasowych rodzice składają wychowawcy papierowe deklaracje — ile zamierzają wpłacić na radę w tym roku. Jest kwota sugerowana, ale każdy może zadeklarować własną. Potem przelewy spływają na konto rady przez kolejne tygodnie, w różnych wysokościach i bez wyraźnego związku z tym, kto co obiecał.

Skarbnik rady zostaje z wyciągiem bankowym i stertą kartek. Pytanie „która klasa ma jeszcze zaległości" wymaga godziny pracy z kalkulatorem.

Model, który to porządkuje

Trzy decyzje na początku roku i reszta układa się sama.

Jedna grupa na rok szkolny. Nazwij ją z rocznikiem — „Rada Rodziców 2026/2027". Na koniec roku archiwizujesz ją razem z historią, a nowy rok zaczynasz od czystych składów klas. Nie trzeba wtedy przemianowywać niczego z „3B" na „4B".

Uczniowie jako osoby bez konta. Rada zna imię i nazwisko ucznia i nic więcej — nie ma maili ani telefonów do rodziców. W Składce dodajesz takie osoby samą nazwą, bez adresu email. Nikt nie dostaje zaproszenia, nikt nie zakłada konta, a Ty masz listę nazwisk do odhaczania.

Klasy jako kategorie. Kategoria dzieli listę osób na części. Dzięki niej zbiórkę zakładasz dla jednej klasy zamiast dla czterystu osób naraz.

Krok 1: Grupa i klasy

Załóż grupę, wejdź w zakładkę Osoby i kliknij Kategorie. Dodaj po jednej kategorii na klasę: „Klasa 1A", „Klasa 1B" i tak dalej.

Kategorie są opcjonalne w całym serwisie — dla rady rodziców są tym, co zamienia jedną długą listę w coś, po czym da się poruszać.

Krok 2: Uczniowie

W zakładce Osoby kliknij Dodaj osobę i podaj samo imię i nazwisko ucznia, bez adresu email. Od razu wskaż kategorię, czyli klasę.

Lista osób dzieli się wtedy na sekcje po klasach, każda z nagłówkiem i liczbą osób. Przy czterystu nazwiskach to nadal długa lista, ale wiadomo, gdzie kończy się jedna klasa, a zaczyna następna.

Jeśli rodzeństwo z tej samej klasy ma wpłacać raz, połącz je w gospodarstwo domowe — wtedy w każdej zbiórce powstaje jedna wspólna wpłata zamiast dwóch. Gospodarstwo musi mieścić się w jednej kategorii, bo rodzeństwo z dwóch różnych klas składa się dwa razy, a nie raz.

Krok 3: Zbiórka dla klasy z deklarowanymi kwotami

Przejdź do zakładki Zbiórki i kliknij Nowa zbiórka. Podaj nazwę (np. „Składka na radę — 1A"), kwotę sugerowaną i wybierz Zbiórka dla: Klasa 1A.

Lista uczestników zawęzi się do tej klasy. Zaznacz Różne kwoty dla poszczególnych osób i przepisz deklaracje z kartek — przy każdym uczniu wpisujesz to, co zadeklarował jego rodzic. Puste pole oznacza kwotę sugerowaną, więc uzupełniasz tylko odstępstwa.

Łączna kwota przelicza się na bieżąco, więc od razu widzisz, ile ta klasa zadeklarowała.

Dwie rzeczy dzieją się potem same:

• uczeń dopisany do tej klasy później trafia do trwających zbiórek tej klasy
• uczeń przeniesiony do innej klasy zostaje przepisany razem z kategorią

Krok 4: Odhaczanie wpłat

Gdy przelew wpłynie na konto, wejdź w zbiórkę i kliknij Potwierdź przy tej osobie. Saldo grupy rośnie o kwotę należną od niej — czyli o jej deklarację, nie o kwotę sugerowaną.

Jeśli ktoś wpłacił inaczej, niż zadeklarował, zmień mu kwotę przyciskiem Kwota przed potwierdzeniem.

Lista wpłat jest posortowana alfabetycznie i nie przestawia się po każdym potwierdzeniu, więc da się iść po niej z wyciągiem w drugim oknie.

Krok 5: Zaległości klasami

W każdej chwili widzisz przy zbiórce, ile osób z danej klasy wpłaciło i ile brakuje do zadeklarowanej sumy. To jest ta lista, której wcześniej nie było — gotowa do przekazania wychowawcy.

Krok 6: Wydatki i rozliczenie

Wydatki rady wprowadzasz jako operacje w zakładce Historia operacji: tytuł, kwota, data i załącznik z paragonem lub fakturą. Saldo grupy zmienia się od razu, a historia pokazuje wszystko chronologicznie: wpływy ze zbiórek, wydatki i stan kasy po każdej pozycji.

Na zebranie podsumowujące nie musisz niczego przygotowywać — rozliczenie już istnieje i jest aktualne.

Czego Składka za radę nie zrobi

Uczciwie: nie przypomni rodzicom o wpłacie. Automatyczne przypomnienia wychodzą mailem, a rada nie ma adresów rodziców — dodaje uczniów jako osoby bez konta właśnie dlatego, że tych danych nie posiada.

Dyscyplinowanie nadal idzie przez wychowawcę. Zmienia się to, co mu przekazujesz: zamiast „w 1A czegoś brakuje" dostaje imienną listę z kwotami, aktualną na dziś.

Jeśli chcesz, żeby przypomnienia wychodziły automatycznie, rodzice muszą być w grupie ze swoimi adresami — a to inny model organizacyjny, bliższy temu, jak działa skarbnik klasowy.

Zanim zaczniesz

Jeśli wolisz najpierw poukładać budżet na papierze, przygotowaliśmy arkusz do pobrania. Ma zakładki na wpłaty klas, plan wydatków kontra wykonanie i gotowe podsumowanie na zebranie.

O zasadach przejrzystego prowadzenia budżetu — planowaniu, dokumentowaniu wydatków i raportowaniu rodzicom — pisaliśmy osobno w tekście Rada rodziców — jak przejrzyście zarządzać budżetem.