Na pierwszym zebraniu rodzice wybrali Ciebie. Masz teraz zbierać pieniądze na wycieczki, prezenty i papier do ksero, pamiętać kto wpłacił, a w czerwcu wytłumaczyć się z każdej złotówki. Bez arkusza, bez karteczek i bez pytania „czy Pani już przelała?" na grupie.

Ten przewodnik prowadzi Cię przez cały rok szkolny. Nie musisz czytać go od razu w całości — zrób etapy 1–6 przed pierwszym zebraniem albo w jego trakcie, a do reszty wróć, kiedy przyjdzie na nią pora.

Wrzesień, przed zebraniem
Zakładasz grupę, wpisujesz numer konta i drukujesz kod QR. Kwadrans w domu.
Wrzesień, na zebraniu
Rodzice skanują kod telefonem i sami dołączają do grupy. Ustalacie kwotę pierwszej składki.
Cały rok
Zakładasz zbiórkę, gdy jest na co. Potwierdzasz wpłaty, zapisujesz wydatki z paragonami.
Czerwiec
Zamykasz zbiórki, pokazujesz rodzicom pełne rozliczenie i decydujecie, co zrobić z resztą pieniędzy.

Zanim zaczniesz, jedna rzecz, która oszczędzi Ci nieporozumień: Składka nie przyjmuje ani nie przelewa pieniędzy. To zeszyt, nie bank. Rodzice przelewają Ci pieniądze tak jak dotąd — na Twoje konto albo BLIKiem — a aplikacja tylko pilnuje, kto ile dał i na co poszło. Dlatego nie ma tu żadnych prowizji.

Ustal z rodzicami trzy rzeczy

Zanim cokolwiek klikniesz, potrzebujesz trzech odpowiedzi. Bez nich nawet najlepsza aplikacja nie pomoże, bo to nie są decyzje techniczne, tylko klasowe.

Ile zbieramy i jak często? Dwa rozsądne modele: jedna większa składka na cały rok (np. 150 zł we wrześniu, z której finansujecie wszystko) albo mniejsze zbiórki przy konkretnych okazjach (50 zł na wycieczkę, 30 zł na prezent). Pierwszy model to mniej pracy dla Ciebie, drugi jest łatwiejszy do przełknięcia dla domowych budżetów.
Gdzie wpłacają? Numer Twojego konta albo numer telefonu do BLIKa. Wybierz jedno i trzymaj się tego — dwa kanały to dwa miejsca do sprawdzania.
Co z rodzinami, którym trudno? Ustalcie od razu, że kwota jest sugerowana, a nie obowiązkowa. W aplikacji da się każdemu wpisać inną kwotę albo kogoś ze zbiórki wyłączyć — i nikt poza Tobą tego nie zobaczy.

Jeśli dopiero zastanawiacie się nad wysokością składki i zasadami, zacznij od artykułu jak zorganizować składkę klasową — jest o samych ustaleniach, bez aplikacji.

Załóż grupę i wpisz numer konta

Teraz kwadrans przy komputerze, najlepiej w domu przed zebraniem.

Wejdź na skladka.app i załóż konto — adresem e-mail albo przez Google. Logowanie Google jest o tyle wygodniejsze, że od razu potwierdza adres.
Jeśli rejestrowałeś się e-mailem, kliknij link z wiadomości potwierdzającej. Bez tego nie wygenerujesz zaproszenia dla rodziców.
W panelu kliknij Nowa grupa i wpisz nazwę, po której klasa ją rozpozna — na przykład „Klasa 4B" albo „4B Kochanowskiego". Od tej chwili jesteś jej skarbnikiem.
Wejdź w grupę, otwórz zakładkę Ustawienia i wpisz numer rachunku bankowego albo numer telefonu do BLIKa. To najważniejsze pole w całej konfiguracji: rodzice będą je widzieć nad każdą zbiórką i przestaną Cię pytać, gdzie przelać. Przy rachunku uzupełnij jeszcze odbiorcę przelewu — imię i nazwisko właściciela konta, bez którego ustawienia się nie zapiszą, a rodzic i tak musi je wpisać w formularzu banku.

Nie pomijaj kroku z numerem konta „bo przecież wszyscy mnie znają". Połowa pytań, które dostaje skarbnik, to „na jaki numer?" — a odpowiedź wklejona raz w ustawieniach odpowiada na nie już zawsze.

Zbierz klasę na zebraniu kodem QR

To jest ten moment, w którym zwykle traci się najwięcej czasu — spisywanie adresów e-mail od trzydziestu osób na kartce. Da się to zrobić w dwie minuty.

W grupie wejdź w zakładkę Osoby i kliknij Generuj link zaproszeniowy.
Obok linku kliknij Pokaż kod QR. Wyświetl go na rzutniku albo po prostu na ekranie telefonu i puść w ławkach.
Rodzice skanują kod aparatem w telefonie, zakładają konto i sami dołączają do grupy. Ty nie wpisujesz niczyich danych.
W tym samym okienku masz Drukuj — wydrukuj kartkę z kodem i daj wychowawcy dla nieobecnych albo wklej do dzienniczków.

Zakładka „Osoby” po zebraniu — tak wygląda lista, do której dążysz.

Dołączenie linkiem lub kodem QR wymaga potwierdzonego adresu e-mail. Rodzic, który zakłada konto hasłem, musi najpierw kliknąć link z maila powitalnego — inaczej odbije się od zaproszenia i napisze do Ciebie, że „nie działa". Uprzedź o tym od razu na zebraniu, to jedno zdanie oszczędzi Ci pięciu wiadomości.

Dopisz tych, których nie było

Zawsze ktoś nie przyjdzie, a ktoś inny powie wprost, że nie będzie zakładał żadnego konta. To nie jest problem — takie osoby po prostu prowadzisz ręcznie.

W zakładce Osoby kliknij Dodaj osobę.
Jeśli masz adres e-mail — wpisz go, a rodzic dostanie zaproszenie.
Jeśli nie masz albo ktoś nie chce konta — wpisz samo imię i nazwisko. Taka osoba pojawi się na liście z dopiskiem „Bez konta".
Dodaj etykietę, na przykład „mama Kuby" albo „babcia Igi". Etykiety widzisz tylko Ty i ratują życie w marcu, kiedy nie kojarzysz już nazwisk z dziećmi.

Osoba bez konta nie dostaje powiadomień i nie zadeklaruje wpłaty sama — Ty odhaczasz ją w zbiórce, kiedy przyniesie pieniądze. Poza tym liczy się dokładnie tak samo jak wszyscy: wchodzi do sumy zbiórki i do rozliczenia.

Połącz rodziców tego samego dziecka

Jeśli do grupy dołączyła i mama, i tata Zosi, aplikacja domyślnie policzy od nich dwie składki. Trzeba jej powiedzieć, że to jedna rodzina.

W zakładce Osoby kliknij Utwórz gospodarstwo domowe.
Zaznacz osoby, które składają się razem — minimum dwie. Mogą to być również osoby bez konta.
Od tej pory na liście widać ich jako jedną kartę, a w zbiórce jako jedną wpłatę. Wystarczy, że zadeklaruje ją jedno z rodziców, a liczy się za oboje — i oboje widzą ją u siebie.

Zrób to teraz, przed pierwszą zbiórką. Gospodarstwo obejmuje tylko zbiórki utworzone po jego powstaniu — te już trwające zostają z dwiema osobnymi wpłatami i trzeba je poprawiać ręcznie. To najczęstszy błąd kolejności w całym przewodniku.

Utwórz pierwszą zbiórkę

Lista osób gotowa, więc możesz zacząć zbierać.

Wejdź w zakładkę Zbiórki i kliknij Nowa zbiórka.
Wpisz nazwę, którą rodzic zrozumie bez tłumaczenia — „Wycieczka do Torunia", nie „Zbiórka nr 1".
Podaj kwotę na osobę. System od razu pokaże Ci, ile zbierze się od całej klasy.
Ustaw termin wpłaty. Jest opcjonalny, ale ustaw go zawsze: aplikacja sama wyśle przypomnienie tydzień przed terminem, w dniu terminu i trzy dni po nim — i to tylko do tych, którzy jeszcze nie wpłacili. To najbardziej niewdzięczna część pracy skarbnika, którą możesz oddać maszynie.
Jeśli ktoś ma być pominięty — bo jedzie własnym autem albo kupuje bilet sam — kliknij Zmień obok pozycji „Składa się" i odznacz go. Kwota przeliczy się natychmiast, a ta osoba nie dostanie ani powiadomienia, ani przypomnień.
Jeśli różne rodziny mają wpłacić różne sumy, zaznacz na tej samej liście „Różne kwoty dla poszczególnych osób" i wpisz kwotę przy wybranych. Puste pole oznacza kwotę podstawową.

Po zapisaniu zbiórki wszyscy uczestnicy dostają maila z kwotą, terminem i Twoim numerem konta.

Widok zbiórki oczami skarbnika. Rodzice widzą ten sam ekran bez nazwisk — tylko licznik i własny status.

Rodzice nie widzą, kto wpłacił, a kto nie. Widzą postęp („8 z 12 osób"), zebraną kwotę i swój własny status. Pełną listę z nazwiskami masz tylko Ty. Dzięki temu nikt nie jest publicznie wskazany palcem za spóźnienie.

Potwierdzaj wpłaty, gdy pieniądze przychodzą

Dalej jest już tylko odhaczanie i to zajmuje minutę tygodniowo.

Rodzic po przelewie wchodzi w zbiórkę i klika Zadeklaruj wykonaną wpłatę. Jego status zmienia się na „zadeklarowana".
Ty sprawdzasz konto i przy tej osobie klikasz Potwierdź. Status robi się „potwierdzona", rodzic dostaje maila, a kwota wchodzi do salda klasy.
Osoby bez konta i tych, którzy dali gotówkę, potwierdzasz od razu — nie czekasz na żadną deklarację.
Pomyłka? W menu ⋯ przy tej wpłacie wybierz Cofnij potwierdzenie — saldo poprawi się samo.
Ktoś przyniósł mniej, niż ustalaliście? W menu ⋯ przy jego wpłacie wybierz Zmień kwotę i wpisz tyle, ile faktycznie dał. Zrób to przed potwierdzeniem — kwoty potwierdzonej wpłaty nie da się już zmienić. Suma zbiórki przeliczy się sama.

Do salda wchodzą tylko wpłaty potwierdzone przez Ciebie. Sama deklaracja rodzica niczego nie dodaje, więc kasa klasy nigdy nie pokazuje pieniędzy, których nie masz.

Zapisuj wydatki razem z paragonami

Zbieranie to połowa roboty. Druga to pokazanie, gdzie te pieniądze poszły — i tu wygrywa się albo przegrywa zaufanie klasy.

W grupie otwórz Historia operacji i dodaj wypłatę za każdym razem, gdy coś kupujesz z klasowej kasy.
Wpisz tytuł zrozumiały dla rodzica („Autokar — Przewozy Kowalski"), kwotę i datę zakupu.
Dołącz zdjęcie paragonu. Zrób je telefonem od razu w sklepie, zanim paragon wyblaknie w torbie. Przyjmowane są zdjęcia i pliki PDF do 5 MB.
Saldo klasy przelicza się samo: potwierdzone wpłaty minus wydatki.

Historia operacji — każdy rodzic widzi ją w całości, razem z paragonami.

Zdjęcie paragonu robione na bieżąco to jedyna rzecz w tym przewodniku, której nie da się nadrobić później. Rozliczenie w czerwcu z kompletem paragonów zajmuje pięć minut, a bez nich — jest rozmową, której nikt nie chce odbywać.

Zakładaj kolejne zbiórki w ciągu roku

Reszta roku to powtarzanie tego samego schematu. Typowa klasa ma cztery do sześciu zbiórek: wycieczka, Dzień Nauczyciela, mikołajki, zakończenie roku.

Dla każdej zakładaj osobną zbiórkę zamiast dopisywać wszystko do jednej. Rodzic widzi wtedy dokładnie, na co daje pieniądze, a Ty w czerwcu masz gotowe rozliczenie w podziale na cele. Nowa osoba, która dołączy do klasy w styczniu, trafi automatycznie do wszystkich trwających zbiórek.

Gdy wszyscy wpłacili albo rezygnujecie z dalszego zbierania, kliknij Zamknij zbiórkę. Nic nie ginie — zamknięta zbiórka zostaje w historii z kompletem wpłat, po prostu przestaje przyjmować deklaracje i nie wysyła przypomnień.

Zbierasz na prezent dla wychowawczyni? Zanim ustalisz kwotę, zerknij na składkę na prezent dla nauczyciela — o tym, jak trafić z kwotą i co zrobić, gdy zdania są podzielone.

Zamknij rok i rozlicz się z rodzicami

Czerwiec. To ostatnie dwadzieścia minut pracy w roku i jedyne, na których naprawdę Ci zależy.

Zamknij wszystkie trwające zbiórki przyciskiem Zamknij zbiórkę.
Wprowadź ostatnie wydatki razem z paragonami, żeby saldo pokazywało prawdę.
Otwórz Historia operacji i sprawdź, ile zostało w kasie. Ta lista jest Twoim rozliczeniem — rodzice widzą ją sami, bez wysyłania czegokolwiek.
Zdecydujcie wspólnie, co zrobić z resztą: przenieść na przyszły rok czy oddać. Przy zwrocie dodaj wypłatę z tytułem „Zwrot nadwyżki rodzicom".

Jeśli klasa idzie dalej w tym samym składzie, zostaw grupę — we wrześniu dopisujesz tylko nowych i zakładasz pierwszą zbiórkę. Jeśli klasa się rozchodzi, użyj Usuń grupę w ustawieniach: grupa trafia do archiwum, a rodzice mają wgląd w pełną historię jeszcze przez 12 miesięcy. Wcześniej kliknij Pobierz do Excela w Historia operacji. Plik z całym rokiem zostanie u Ciebie, także po tym, jak archiwum zniknie.

Chcesz pokazać rozliczenie na papierze, na zebraniu? Kliknij Pobierz do Excela w Historia operacji i wydrukuj zakładkę „Rozliczenie”: zebrano, wydano, zostało i rozbicie na zbiórki. Całego pliku nie rozsyłaj rodzicom — zakładka „Wpłaty” pokazuje imiennie, kto ile wpłacił i kto był zwolniony ze zbiórki. Wolisz wypełnić kartkę ręcznie? Pobierz darmowy wzór rozliczenia składki klasowej.

Gdy coś pójdzie nie tak

Rodzic twierdzi, że wpłacił, a ja nie widzę przelewu. Nie potwierdzaj wpłaty na słowo — do salda wchodzą tylko pieniądze, które faktycznie masz. Poproś o datę i kwotę przelewu, a potwierdź dopiero po sprawdzeniu konta.

Ktoś wpłacił dwa razy. Potwierdź wpłatę w zbiórce normalnie, a nadpłatę dodaj w historii operacji jako wpłatę z tytułem „Nadpłata — Kowalscy". Przy zwrocie dodasz wypłatę z tym samym opisem i wszystko się zgodzi.

Zakładałem zbiórkę przed połączeniem rodziców w gospodarstwo. Trwająca zbiórka ma dwie osobne wpłaty. Najprościej: jednemu z rodziców wybierz w menu ⋯ opcję Nie składa się, a drugiemu przez Zmień kwotę ustaw pełną sumę. Kolejne zbiórki będą już liczone poprawnie.

Rodzina nie jest w stanie zapłacić. W menu ⋯ przy jej wpłacie wybierz Nie składa się — zniknie z licznika i z kwoty do zebrania, a przypomnienia przestaną do niej chodzić. Nikt poza Tobą nie zobaczy, kogo to dotyczy.

Oddaję funkcję skarbnika. Nie usuwaj grupy. W zakładce Osoby mianuj skarbnikiem inną osobę, a potem sam opuść grupę. Cała historia wpłat i wydatków zostaje nienaruszona.

Pełny opis każdego przycisku znajdziesz w instrukcji obsługi, a gdyby coś nadal nie grało — napisz na kontakt@skladka.app.